Portofolio 1 : Psikologi Manajemen

Pengantar 
Manajemen  merupakan cabang dari ilmu ekonomi . Kata manajemen mungkin berasal dari bahasa Italia (1561) yaitu maneggiare yang berarti "mengendalikan," terutama dalam konteks mengendalikan kuda, yang berasal dari bahasa latin manus yang berarti "tangan". Bahasa Perancis lalu mengadopsi kata ini dari bahasa Inggris menjadi ménagement, yang memiliki arti seni melaksanakan dan mengatur.
  a. Definisi Manajemen 
      Berikut adalah beberapa definisi menurut beberapa ahli :

•  R.Terry : Manajemen merupakan suatu proses khas yang terdiri dari tindakan-tindakan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengendalian yang dilakukan untuk menentukan serta mencapai sasaran yang telah ditentukan melalui pemanfaatan sumberdaya manusia dan sumberdaya lainnya.
• Mary Parker Folle : Manajemen adalah suatu seni, karena untuk melakukan suatu pekerjaan melalui orang lain dibutuhkan keterampilan khusus. Hal ini berarti bahwa seorang manajer bertugas mengatur dan mengarahkan orang lain untuk mencapai tujuan organisasi.
• Encylopedia of the Social Science : Manajemen adalah suatu proses dengan mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan diawasi.
• Ricky W. Griffin : Manajemen sebagai sebuah proses perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, dan pengontrolan sumber daya untuk mencapai sasaran (goals) secara efektif dan efesien. Efektif berarti bahwa tujuan dapat dicapai sesuai dengan perencanaan, sementara efisien berarti bahwa tugas yang ada dilaksanakan secara benar, terorganisir, dan sesuai dengan jadwal.
• Henry Fayol : Manajemen mengandung gagasan lima fungsi utama yaitu , merancang, mengorganisasi, memerintah, mengoordinasi, dan mengendalikan. 

Bagaimanapun para ahli berpendapat secara singkat dapat kita simpulkan bahwa manajemen adalah seni dan ilmu yang dapat berfungsi untuk mengorganisasi, koordinasi maupun melakukan pengkontrolan untuk mencapai suatu tujuan.

  b. Definisi Kepemimpinan
     Berikut beberapa definisi kepemimpinan menurut beberapa ahli ;

• George R. Terry (yang dikutip dari Sutarto, 1998 : 17)
  Kepemimpinan adalah hubungan yang ada dalam diri seseorang atau pemimpin, mempengaruhi orang lain untuk bekerja secara sadar dalam hubungan tugas untuk mencapai tujuan yang diinginkan.
• Kartini Kartono (1994 : 48)
  Kepemimpinan itu sifatnya spesifik, khas, diperlukan bagi satu situasi khusus. Sebab dalam suatu kelompok yang melakukan aktivitas¬aktivitas tertentu, dan mempunyai suatu tujuan serta peralatan¬peralatan yang khusus. Pemimpin kelompok dengan ciri-ciri karakteristik itu merupakan fungsi dari situasi khusus.
• John W. Gardner (1990)
  Kepimpinan sebagai proses Pemujukan di mana individu-individu meransang kumpulannya meneruskan objektif yang ditetapkan oleh pemimpin dan dikongsi bersama oleh pemimpin dan pengikutnya.

  c. Contingency Theory Fiedler
  Teori situasional kontingensi Fiedler menyatakan bahwa efektivitas kelompok tergantung pada kesatuan yang tepat antara gaya pemimpin ( pada dasarnya ukuran trait ) dan tuntutan situasi. Fiedler menganggap kontrol situasional yaitu sejauh mana seorang pemimpin dapat menentukan apa yang akan kelompok mereka lakukan untuk menjadi faktor kontingensi utama dalam menentukan efektivitas perilaku pemimpin .
Model kontingensi Fiedler adalah model dinamis dimana karakteristik pribadi dan motivasi pemimpin dikatakan berinteraksi dengan situasi saat kelompok menghadapinya . Dengan demikian, model kontingensi menandai pergeseran jauh dari kecenderungan untuk atribut efektivitas kepemimpinan dengan kepribadian sendiri ( Forsyth , 2006) .

Menurut Fiedler, ada tiga faktor utama yang mempengaruhi kesesuaian situasi dan ketiga faktor ini selanjutnya mempengaruhi keefektifan pemimpin. Ketiga faktor tersebut adalah hubungan antara pemimpin dan bawahan (leader-member relations), struktur tugas (the task structure) dan kekuatan posisi (position power). 

Gaya kepemimpinan fiedler :

• Kepemimpinan berorientasi-tugas
• Kepemimpinan berorientasi-hubungan 

Faktor-faktor situasional :

• Hubungan pemimpin-anggota 
• Struktur tugas 
• Position power

Hubungan antara pemimpin dan bawahan menjelaskan sampai sejauh mana pemimpin itu dipercaya dan disukai oleh bawahan, dan kemauan bawahan untuk mengikuti petunjuk pemimpin. Sedangkan mengenai struktur tugas harus menjelaskan sampai sejauh mana tugas-tugas dalam organisasi didefinisikan secara jelas dan sampai sejauh mana definisi tugas-tugas tersebut dilengkapi dengan petunjuk yang rinci dan prosedur yang baku. Kekuatan posisi(position power) menjelaskan sampai sejauh mana kekuatan atau kekuasaan yang dimiliki oleh pemimpin karena posisinya diterapkan dalam organisasi untuk menanamkan rasa memiliki akan arti penting dan nilai dari tugas-tugas mereka masing-masing. Kekuatan posisi juga menjelaskan sampai sejauh mana pemimpin misalnya menggunakan otoritasnya dalam memberikan hukuman dan penghargaan, promosi dan penurunan pangkat (demotions).

Contohnya dalam kehidupan sehari-hari adalah Ketua umum organisasi "A" akan mengumpulkan anggota-anggotanya untuk mengambil suatu keputusan apabila akan mengadakan kegiatan baksos ke suatu tempat yang terkena bencana alam. Hal itu dimaksudkan agar apa yang menjadi keputusan anggota-anggotanya dapat membantu ketua untuk mengambil keputusan apa yang dibutuhkan untuk kegiatan tersebut sehingga kegiatan tersebut dapat berjalan dengan baik. Walaupun apa yang sudah dibahas oleh anggota-anggotnya akan dipertimbangkan lagi oleh ketua dan hal tersebut akan sangat membantu.

  d. Model Kepemimpinan Normatif Vroom & Yetton

Vroom & Yetton mengembangkan tujuh gaya (dari A sampai G) pembuatan keputusan manajemen dengan memberikan 13 alternatif saran mana yang cocok diterapkan dalam situasi yang berbeda. Artinya, dengan melihat situasi disarankan keputusan gaya yang cocok.

Berikut ini disajikan lima gaya pengambilan keputusan yang disarankan Vroom & Yetton lengka dengan tingkat partisipasi bawahannya.

Gaya 1. Tetapkan keputusan sendiri dengan menggunakan informasi yang ada saat itu. Partisipasi bawahan tidak ada.

Gaya 2. Dapatkan informasi dari bawahan dan selesaikan masalah oleh kita sendiri. Tidak perlu memberitahukan kepada bawahan apa yang menjadi masalah ketika meminta informasi kepada mereka, peran yang diharapkan dari bawahan hanya merupakan sumber informasi dan bukan mengemban alternative penyelesaian. Partisipasi bawahan rendah.

Gaya 3. Ikut sertakan bawahan yang bersangkutan dengan masalah, minta ide dan sarannya secara sendiri-sendiri. Kemudian ambil keputusan, baik sendiri atau tidak disertai pengaruh dan saran-saran bawahan. Partisipasi bawahan sedang.

Gaya 4. Ikut sertakan bawahan sebagai satu kelompok, dapatkan ide dan saran dari mereka. Kemudian ambil keputusan sendiri disertai pengaruh dan saran bawahan. Partisipasi bawahan tinggi.

Gaya 5. Ikut sertakan bawahan sebagai suatu kelompok dalam memecahkan masalah. Bersama mereka kembangkan dan evaluasi alternatif. Usahakan mencapai consensus. Anda sebagai pemimpin berperan sebagai ketua. Tidak dibenarkan mempengaruhi kelompok dengan apa yang hendak anda putuskan dan anda bersedia untuk menerima dan melaksanakan setiap keputusan kelompok. Partisipasi bawahan sangat tinggi.

Gambar berikut menyajikan alternatif saran mana yang cocok untuk mengambil keputusan diterapkan dalam situasi yang berbeda.

   e. Path-Goal theory
     

Path-Goal Theory atau model arah tujuan ditulis oleh House (1971) menjelaskan kepemimpinan sebagai keefektifan pemimpin yang tergantung dari bagaimana pemimpin memberi pengarahan, motivasi, dan bantuan untuk pencapaian tujuan para pengikutnya. Path-Goal Theory, berpendapat bahwa efektifitas pemimpin ditentukan oleh interaksi antara tingkah laku pemimpin dengan karakteristik situasi (House 1971).

1.      Menurut House, tingkah laku pemimpin dapat dikelompokkan dalam 4 kelompok:
Supportive leadership (menunjukkan perhatian terhadap kesejahteraan bawahan dan menciptakan iklim kerja yang bersahabat)

2.  Directive leadership (mengarahkan bawahan untuk bekerja sesuai dengan peraturan, prosedurdan petunjuk yang ada),

3.   Participative leadership (konsultasi dengan bawahan dalam pengambilan keputusan)

4.  Achievement-oriented leadership (menentukan tujuan organisasi yang menantang dan menekankan perlunya kinerja yang memuaskan).

Menurut Path-Goal Theory, dua variabel situasi yang sangat menentukan efektifitas pemimpin adalah karakteristik pribadi para bawahan/karyawan dan lingkungan internal organisasi seperti misalnya peraturan dan prosedur yang ada. Walaupun model kepemimpinan kontingensi dianggap lebih sempurna dibandingkan modelmodel sebelumnya dalam memahami aspek kepemimpinan dalam organisasi, namun demikian model ini belum dapat menghasilkan klarifikasi yang jelas tentang kombinasi yang paling efektif antara karakteristik pribadi, tingkah laku pemimpin dan variabel situasional.

Contohnya : Seorang direktur akan mengadakan rapat terlebih dahulu jika akan menjalin hubungan kerja dengan perusahaan lain. Sehingga dengan demikian sang direktur akan meminta bawahannya untuk mengadakan rapat dan membahas tentang apa yang akan dipresentasikan di depan kliennya. Dan setelah itu sang direktur pun akan memutuskan dan memberikan perintah kepada bawahannya untuk bekerja semaksimal mungkin akan pekerjaan tersebut dan sesuai apa yang telah diperintahkan.

Perencanaan , Penetapan dan Manajemen 

a. Definisi Perencanaan Manajemen

Perencanaan merupakan salah satu fungsi pokok manajemen yang pertama harus dijalankan. Sebab tahap awal dalam melakukan aktivitas perusahaan sehubungan dengan pencapaian tujuan organisasi perusahaan adalah dengan membuat perencanaan.

Perencanaan manajemen dikemukakan oleh Erly Suandy (2001:2) sebagai berikut :

“Secara umum perencanaan merupakan proses penentuan tujuan organisasi (perusahaan) dan kemudian menyajikan (mengartikulasikan) dengan jelas strategi-strategi (program), taktik-taktik (tata cara pelaksanaan program) dan operasi (tindakan) yang diperlukan untuk mencapai tujuan perusahaan secara menyeluruh.”

 

b.Langkah - langkah dalam menyusun perencanaan manajemen 

• Menetapkan tugas dan tujuan 
•  Observasi dan analisa
• Mengadakan kemungkinan-kemungkinan, seperti kemungkinan besar biaya, lamanya penyelesaian, dan efektivitas-efektivitas lainnya
•  Menentukan sintesa (alternatif dari kemungkinan-kemungkinan)

c. Manfaat perencanaan dalam suatu organisasi 

1. Perencanaan strategik dapat memperkuat “critical mass” menjadi tim yang kompak, karena diarahkan untuk menganut nilai-nilai pokok, sistem utama, dan tujuan bersama.Critical mass merupakan kelompok tenaga inti suatu organisasi yang memiliki motivasi, “aptidute” dan pengetahuan mendasar (profound knowledge) untuk meningkatkan kualitas dan produktivitas organisasi.
2.  Perencanaan strategik dapat membantu untuk mengoptimisasikan “performance” organisasi. “performance” organisasi meningkat apabila seluruh fungsi atau bagian organisasi bekerjasama secara serasi.
3.  Perencanaan strategik dapat membantu pimpinan untuk selalu memusatkan perhatian dan menganut kerangka bagi perbaikan secara kontinu.
4.  Perencanaan strategik memberikan pedoman bagi pengambilan keputusan sehari-hari. 
5. Perencanaan strategik selalu memberi kemudahan dalam mengukur kemajuan organisasi, yaitu dalam usaha mencapai tujuannya untuk memperbaiki kualitas dan produktivitas.

d. Jenis-jenis perencanaan dalam organisasi

1. rencana jangka panjang (long term plan) : rencana yang memiliki jangka waktu 5 tahun lebih
2. rencana jangka pendek (short term plan) : rencana yang memiliki jangka waktu kurang lebih 1 sampai 3 tahun  

Pembagian jenis rencana dapat dilihat dari antara jenis rencana yang dibuat dan jenis keputusan yang dibuat. Pada saat perusahaan berhubungan dengan berbagai aktifitas/masalah yang membutuhkan keputusan rutin (programmed decision), perusahaan dapat membuat rencana yang bisa diterapkan untuk mengatasi berbagai aktivitas atau masalah rutin trsebut. Rencana ini disebut sebagai rencana berkelanjutan (standing plan). Misalnya aturan, kebijakan dan standard operating procedure (SOP). Sebaliknya, perusahaan dapat mengembangkan rencana yang ditujukan untuk mengatasi masalah program yang tidak terprogram (unprogrammed decision) rencana ini disebut sebagai single-use plan.

Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Manajemen
http://aco-xstralen.blogspot.com/2009/05/konsep-20-pengertian-manajemen-menurut.html
http://kepemimpinan-fisipuh.blogspot.com/2009/03/definisi-kepemimpinan.html
http://en.wikipedia.org/wiki/Fiedler_contingency_model
http://rizkiafandi.blogspot.com/2012/04/teori-kepemimpinan-kontingensi-path.html
http://www.kajianpustaka.com/2012/10/pengertian-dan-fungsi perencanaan.html#.UlvFPq4dp68
http://lebak-kauman.blogspot.com/2013/02/perencanaan-dan-rencana-dalam-kegiatan.html