Portofolio 2

A. Pengorganisasian Struktur Manajemen

1. Pengertian Struktur Organisasi
   struktur adalah suatu cara yang disusun atau dibangun untuk suatu tujuan tertentu , sedangkan organisasi adalah suatu wadah untuk tempat berkumpulnya minimal dua orang atau lebih untuk mencapai suatu tujuan tertentu.
jadi, struktur Organisasi adalah Suatu susunan dan hubungan antara tiap bagian secara posisi yang ada pada perusahaaan dalam menjalin kegiatan operasional untuk mencapai tujuan.
 contoh bagan struktur organisasi Pusdiklat

Pengorganisasian sebagai fungsi dari manajemen
Fungsi dari manajemen  menurut beberapa ahli :
a. Henry Fayol
Henry Fayol pada awal abad ke-20. Ketika itu, ia menyebutkan lima fungsi manajemen, yaitu merancang, mengorganisir, memerintah, mengordinasi, dan mengendalikan. Namun saat ini, kelima fungsi tersebut telah diringkas menjadi tiga yaitu :

1.      Perencanaan (planning)

2.      Pengorganisasian (organizing)

3.      Pengarahan (directing)  

 

Menurut George R. Ferry (1990) dalam “Principles of Management”, proses manajemen terbagi menjadi :
     • Perencanaan (Planning).
     • Pengorganisasian (Organizing).
     • Pengawasan (Controlling).
     • Pelaksanaan (Activating).
berdasarkan pendapat diatas , organisasi terlihat sebagai fungsi yang cukup penting bagi manajemen, dengan Organizing dimaksud mengelompokan kegiatan yang diperlukan, yakni penetapan susunan organisasi serta tugas dan fungsi-fungsi dari setiap unit yang ada dalam organisasi, serta menetapkan kedudukan dan sifat hubungan antara masing-masing unit tersebut.
Organisasi atau pengorganisasian dapat pula dirumuskan sebagai keseluruhan aktivitas manajemen dalam mengelompokan orang-orang serta penetapan tugas, fungsi, wewenang, serta tanggung jawab masing-masing dengan tujuan terciptanya aktivitas-aktivitas yang berdaya guna dan berhasil guna dalam mencapai tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu.
Struktur dalam organisasi dibagi menjadi dua yaitu :
a) Struktur Formal
Hubungan-hubungan antar pribadi didalam organisasi formal digambarkan jelas tidak tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

dalam hal kepemimpinan para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan dipilih dalam informal. organisasi  formal mengendalikan perilaku karyawan melalui penghargaan dan hukuman.

b) Struktur Informal
Struktur informal adalah hubungan pribadi dalam organisasi yang mempengaruhi putusan di dalam organisasi tersebut tetapi ditiadakan dari skema formal dan tidak sesuai dengan struktur formal organisasi.

Organisasi informal tumbuh karena berbagai faktor baik ekstern (pendidikan, umur, senioritas, jenis kelamin, latar belakang etnis dan kepribadian), maupun intern (jabatan, upah, jadwal kerja, mobilitas, dan simbol status)

 Manfaat Struktur Fungsional dan Struktur Divisional

Struktur fungsional

Dalam struktur organisasi fungsional, setiap manajer yang mempunyai  spesialisasi fungsional menggantikan tempat dan peranan si pemilik perusahaan.   Transisi menuju spesialisasi ini membutuhkan sebuah perubahan substansial dalam gaya manajemen pimpinan perusahaan. Sebagai organisasi yang  menumbuhkan dan mengembangkan sejumlah produk dan pasar yang berkaitan, struktur organisasi ini secara teratur berubah untuk merefleksikan spesialisasi yang lebih besar. Untuk mengetahui  format struktur organisasi fungsional, lihat gambar berikut.

Struktur Organisasi Fungsional

 

 

Sumber : Samuel C. Certo & J.Paul Peter, Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125.

           

Struktur organisasi fungsional ini mempunyai  beberapa kelebihan, antara lain:

• Efisiensi melalui spesialisasi
• Komunikasi dan jaringan keputusannya relatif sederhana
• Mempertahankan tingkat pengendalian strategi pada level manajemen puncak
• Dapat mendelegasi keputusan operasional sehari-hari
• Mempermudah pengukuran output dan hasil dari setiap fungsi

Sedangkan kekurangan dari struktur organisasi fungsional adalah:

• Menyebabkan spesialisasi yang sempit
• Dapat mendorong timbulnya persaingan dan konflik antar fungsi
• Mengakibatkan sulitnya koordinasi di antara bidang-bidang fungsional
• Dapat menyebabkan tingginya biaya koordinasi antar fungsi
• Identifikasi karyawan dengan kelompok spesialis dapat membuat perubahan menjadi sulit
• Membatasi pengembangan keterampilan manajer yang lebih luas

Struktur Divisional

Ketika perusahaan berkembang,  perusahaan mulai memfokuskan perhatiannya pada pengelolaan berbagai lini produk di berbagai industri dan mendesentralisasikan wewenangnya dalam pengambilan keputusan. Ketika perusahaan mulai melakukan akuisisi dan mengembangkan berbagai produk baru dalam industri dan pasar yang berbeda, biasanya mengubah strukturnya menjadi  struktur organisasi yang terdiri dari beberapa  divisi. Tiap-tiap divisi dapat beroperasi sendiri-sendiri dibawah pengarahan seorang manajer divisi yang bertanggungjawab langsung kepada CEO. Dalam struktur organisasi divisional, manajer divisi dapat mengembangkan strategi untuk masing-masing divisinya dan mungkin saja mereka menghadapi persaingan yang berbeda dengan divisi lainnya sehingga strategi yang ditempuh mungkin juga berbeda dengan divisi lainnya. Pada organisasi divisional, divisi-divisi tersebut dapat menjadi tempat yang baik untuk melatih para manajer muda. Selain itu juga merupakan tempat yang baik  dalam mengembangkan intuisi kewiraswastaan serta meningkatkan sejumlah pusat inisiatif dalam suatu perusahaan. Untuk mengetahui format struktur organisasi divisional, perhatikan  gambar berikut.

Struktur Organisasi Divisional

Sumber : Samuel C. Certo & J.Paul Peter, Strategic Management, McGraw-Hill, 1990, p.125.

Sebagaimana struktur organisasi yang lain, struktur organisasi divisional ini juga  mempunyai beberapa kelebihan dan kekurangan. Adapun kelebihan  struktur organisasi divisional antara lain:

• Koordinasi antarfungsi menjadi lebih mudah dan cepat
• Mempunyai fleksibilitas pada struktur perusahaan
• Spesialisasi pada setiap divisi dapat dipertahankan
• Kesempatan karir lebih terbuka
• Menimbulkan kompetisi di dalam organisasi
• Beban rutin CEO berkurang sehingga mempunyai waktu untuk keputusan strategis

 

Sedangkan kekurangan  struktur organisasi divisional antara lain:

• Mengkibatkan turunnya komunikasi antara spesialisasi funsional
• Sangat potensial untuk menimbulkan persaingan antar  divisi
• Pendelegasian yang besar dapat menimbulkan masalah
  
  B. Actuating Dalam Manajemen

  Pengeritan Actuating Management

  Dari seluruh rangkaian proses manajemen, pelaksanaan (actuating) merupakan fungsi manajemen yang paling utama. Dalam fungsi perencanaan dan pengorganisasian lebih banyak berhubungan dengan aspek-aspek abstrak proses manajemen, sedangkan fungsi actuating justru lebih menekankan pada kegiatan yang berhubungan langsung dengan orang-orang dalam organisasi
  Dalam hal ini, George R. Terry (1986) mengemukakan bahwa actuating merupakan usaha menggerakkan anggota-anggota kelompok sedemikian rupa hingga mereka berkeinginan dan berusaha untuk mencapai sasaran perusahaan dan sasaran anggota-anggota perusahaan tersebut oleh karena para anggota itu juga ingin mencapai sasaran-sasaran tersebut.
  Dari pengertian di atas, pelaksanaan (actuating) tidak lain merupakan upaya untuk menjadikan perencanaan menjadi kenyataan, dengan melalui berbagai pengarahan dan pemotivasian agar setiap karyawan dapat melaksanakan kegiatan secara optimal sesuai dengan peran, tugas dan tanggung jawabnya. Hal yang penting untuk diperhatikan dalam pelaksanan (actuating) ini adalah bahwa seorang karyawan akan termotivasi untuk mengerjakan sesuatu jika :
  (1) Merasa yakin akan mampu mengerjakan,
  (2) Yakin bahwa pekerjaan tersebut memberikan manfaat bagi dirinya,
  (3) Tidak sedang dibebani oleh problem pribadi atau tugas lain yang lebih penting, atau mendesak,
  (4) Tugas tersebut merupakan kepercayaan bagi yang bersangkutan dan
  (5) Hubungan antar teman dalam organisasi tersebut harmonis.

  Fungsi Pengarahan (Actuating)
       Pengarahan merupakan hubungan manusia dalam kepemimpinan yang
  mengikat para bawahan agar bersedia mengerti dan menyumbangkan tenaganya
  secara etektit serta efisien dalam pencapaian tujuan suatu organisasi. Di dalam
  manajemen, pengarahan ini bersifat sangat kompleks karena disamping menyangkut
  manusia juga menyangkut berbagai tingkah laku dari manusia-manusia itu sendiri.
       Manusia dengan berbagai tingkah lakunya yang berbeda-beda. Ada beberapa prinsip
  yang dilakukan oleh pimpinan perusahaan dalam melakukan pengarahan yaitu :
  1.  Prinsip mengarah kepada tujuan
  2.  Prinsip keharmonisai dengan tujuan
  3. Prinsip kesatuan komando
       Pada umumnya pimpinan menginginkan pengarahan kepada bawahan dengan
  maksud agar mereka bersedia untuk bekerja sebaik mungkin, dan diharapkan tidak
  menyimpang dari prinsip-prinsip di atas.

  Cara-cara pengarahan yang dilakukan dapat berupa :
  1. Orientasi
  Merupakan cara pengarahan dengan memberikan informasi yang perlu supaya
  kegiatan dapat dilakukan dengan baik.
  2. Perintah
  Merupakan permintaan dri pimpinan kepada orang yang berada di bawahnya
  untuk melakukan atau mengulangi suatu kegiatan tertentu pada keadaan
  tertentu.
  3. Delegasi wewenang
  Dalam pendelegasian wewenang ini pimpinan melimpahkan sebagian dari
  wewenang yang dimilikinya kepada bawahannya.

Menurut Kurniawan (2009) prinsip-prinsip dalam penggerakan/actuating antara lain:

·        Memperlakukan pegawai dengan sebaik-baiknya

·        Mendorong pertumbuhan dan perkembangan manusia

·        Menanamkan pada manusia keinginan untuk melebihi

·        Menghargai hasil yang baik dan sempurna

·        Mengusahakan adanya keadilan tanpa pilih kasih

·        Memberikan kesempatan yang tepat dan bantuan yang cukup

·        Memberikan dorongan untuk mengembangkan potensi dirinya

Sumber :
http://id.wikipedia.org/wiki/Struktur_organisasi
http://www.manajemenn.web.id/2011/07/struktur-organisasi-informal.html
http://machdans-manajemen.blogspot.com/2011/06/actuating.html
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob2.htm
http://www.ut.ac.id/html/suplemen/ekma5309/fproses_certob3.htm
http://denisarbiyanto.blogspot.com/2011/09/pengertian-organisasi-manajemen-dan.html
http://nonvivit.blogspot.com/2013/10/prinsip-actuating-dan-mencapai.html